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Funzionamento

Organizzazione del lavoro per la scolastica

Suggerimenti per la scolastica

Durante il periodo della scolastica e’ necessario ricevere ordini velocemente e senza sbagliare

Per arrivare allo scopo si suggerisce l’uso delle adozioni, preventivamente compilate. In libreria facile la stampa delle adozioni permette di accludere anche il codice a barre e questo si traduce in una velocissima acquisizione dell’ordine del cliente

  1. Raccolta di grande mole di ordini
    1. Si consiglia di creare le adozioni al bisogno e darle al cliente indicando di spuntare semplicemente quanto desiderato e magari indicandone la quantita sul documento apposito dotato di codice a barre
    2. Farlo riempire con i suoi dati anagrafici e telefonici e farlo firmare previo acconto
  2. Invio ordini
    1. Prendere i documenti raccolti e provvedere a creare gli ordini a seconda del bisogno per i vari clienti. A questo scopo usare il lettore di codici a barre. Permette di creare ordini dalle adozioni in modo estremamente agile. L’anagrafica sara’ inserita se ritenuto necessario
    2. Inviare il blocco di ordini al fornitore e attendere che gli stessi siano evasi
    3. Stampare le linguette da programma per inserirle nei testi. Ogni linguetta riporta i dati del cliente proprietario del libro
  3. Distribuzione ai clienti
    1. Ritirati i libri da fornitore provvedere allo scarico. In questa fase i libri saranno assegnati in automatico o manualmente ai clienti
    2. Ad ogni scarico inserire la linguetta nel testo e costruire dei “cumuli” di libri per il cliente pronti per l’imbustamento
    3. Segnalare che i libri sono arrivati via : sms, fax, email, sitoweb
    4. Appena il cliente arriva consegnare il libro e segnare che e’ stato consegnato usando il lettore di codici a barre
    5. Se necessario emettere fattura di quanto ritirato dal cliente
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Funzionamento

Organizzazione del lavoro

Come comportarsi se c’e’ molto affollamento di clienti

  1. Raccolta di grande mole di ordini
    1. Si consiglia di creare le adozioni al bisogno e darle al cliente indicando di spuntare semplicemente quanto desideratosul documento apposito dotato di codice a barre
    2. Farlo riempire con i suoi dati anagrafici e telefonici e farlo firmare previo acconto
  2. Invio ordini
    1. Prendere i documenti raccolti e provvedere a creare gli ordini a seconda del bisogno per i vari clienti
      A questo scopo usare il lettore di codici a barre
      Permette di creare ordini dalle adozioni in modo estremamente agile
      L’anagrafica sara’ inserita se ritenuto necessario
    2. Inviare il blocco di ordini al fornitore e attendere che gli stessi siano evasi
    3. Stampare le linguette da programma per inserirle nei testi
      Ogni linguetta riporta i dati del cliente proprietario del libro
  3. Distribuzione ai clienti
    1. Ritirati i libri da fornitore provvedere allo scarico. In questa fase i libri saranno assegnati in automatico o manualmente ai clienti
    2. Ad ogni scarico inserire la linguetta nel testo e costruire dei “cumuli” di libri per il cliente pronti per l’imbustamento
    3. Segnalare che i libri sono arrivati via : sms, fax, email, sitoweb
    4. Appena il cliente arriva consegnare il libro e segnare che e’ stato consegnato usando il lettore di codici a barre
    5. Se necessario emettere fattura di quanto ritirato dal cliente
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Funzionamento

MACOS – Problema di stampa

A volte si puo’ sperimentare un problema di stampa con la prima pagina vuota mentre le altre sono stampate correttamente

Questo e’ dovuto a un BUG del sistema di stampa di mac che va in conflitto con l’immagine del marchio acclusa nell’intestazione della stampa

Per risolvere il problema (in fase di analisi) agire come segue :

  1. Da menu principale andare in
  2. configurazione
  3. dati libreria e attivazione
  4. marchio
  5. cliccare sul bottone “marchio libreria”
  6. cliccare sul bottone “annulla” e selezionare “no – nessun marchio”
  7. provare quindi a fare una stampa

Siamo in fase di analisi di questo BUG e contiamo di risolverlo quanto prima. Se doveste riscontrarlo non esitate a farcelo presente

Un grazie alla Cartolibreria Punto & Virgola di Lina Schifeo che con pazienza ci ha permesso di isolare il problema : www.cartoleriapuntoevirgola.com

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Funzionamento

Lettore di codici a barre – barcode

Se usando il lettore di codici a barre avete come risultato caratteri incomprensibili o non corretti rispetto all’atteso, e’ quasi certo che sia un problema di programmazione

I lettori solitamente arrivano preimpostati ma nel manuale e’ presente la possibilita’ di cambiare la loro impostazione base. Anche se l’impostazione e’ per leggere codici a barre e’ necessario verificare che l’impostazione sia EMULAZIONE DI TASTIERA

Nonostante su notepad vediate dei caratteri corretti e’ importante controllare che la programmazione sia sempre EMULAZIONE DI TASTIERA

Tutti i lettori di codici hanno questa modalita’ e se non e’ impostata il risultato e’ un codice non ISBN/EAN

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Funzionamento

Legenda stato ordini

Stato degli ordini e loro significato

  1. NON CONFERMATO (non fa ancora parte dell’ordine del cliente)
  2. IN ATTESA (associato all’ordine del cliente ma non ancora inviato al grossista)
  3. ANNULLATO (annullato)
  4. ORDINATO (inviato al grossista ed in attesa che i libri vengano consegnati al libraio)
  5. IN SCARICO (in fase di scarico)
  6. PRENOTATO (prenotato presso il grossista, non sara’ piu’ aggiunto agli ordini da inviare)
  7. EVASO (ricevuto dal grossista e pronto per la consegna al cliente)
  8. FATTURATO (fatturato al cliente)

Ciclo degli ordini

  1. L’ordine ha come stato iniziale NON CONFERMATO, ossia l’ordine non e’ ancora stato confermato da parte del cliente
  2. L’ordine e’ stato confermato ed e’ in attesa di essere inviato al fornitore per essere evaso
  3. L’ordine e’ stato annullato (cosa possibile prima di essere inviato al fornitore via stampa, fax ecc…), il cliente ci ha ripensato
  4. L’ordine e’ partito ed e’ stato inviato al fornitore per essere evaso, in questo momento l’ordine non e’ annullabile, il libraio ci rimetterebbe i soldi
  5. L’ordine e’ stato evaso dal fornitore, il libro c’e’ ed e’ stato ritirato dal libraio, in attesa di essere assegnato al cliente
  6. L’ordine e’ stato come congelato. Il fornitore non aveva il libro ma ha messo da parte l’ordine per il libraio, appena arrivera’ sara’ consegnato al libraio. Nel frattempo l’ordine non sara’ emesso nuovamente per evitare ordini duplicati
  7. L’ordine e’ stato evaso, il libro e’ stato scaricato e potenzialmente il cliente lo ha ritirato oppure e’ in attesa di avere il libro. Nello specifico TUTTE le copie che costituiscono il singolo ordine sono state consegnate al libraio. fino a quando questo non succede l’ordine e’ come “aperto”
  8. Il cliente ha pagato tutte le copie dell’ordine e lo stesso e’ considerato chiuso
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Funzionamento

Inserimento del codice di attivazione

  • Da menu principale cliccare su “CONFIGURAZIONE”
  • Cliccare quindi sul bottone “DATI LIBRERIA E ATTIVAZIONE”
  • Inserire il codice di attivazione cosi’ come comunicato nel campo di testo “CODICE ATTIVAZIONE”
  • Prestare attenzione al codice fiscale e alla partita iva, devono coincidere con i dati inviati dal nostro sistema nella mail di registrazione
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Funzionamento

Gestione degli isbn / articoli

Come modificare le informazioni di un ISBN già presente in archivio

Dal menù principale premere sul pulsante “L-ISBN CREA/MODIFICA/IMPORTA” ed apparirà la finestra “ISBN MODIFICA/IMPORTA”. Dopo aver cercato l’ISBN, se questi comparirà nell’elenco “Libri trovati”, procedere nel seguente modo:

  1. Selezionare la riga corrispondente all’ISBN che si desidera modificare; tutte le informazioni dettagliate modificabili, verranno riportate nei campi che seguono la lista.
  2. Modificare il campo desiderato, tra quelli sottostanti la lista.
  3. Premere sul pulsante “M-Modifica/Inserisci”


Come cercare un ISBN in archivio

 Dal menù principale premere sul pulsante “L-ISBN CREA/MODIFICA/IMPORTA” ed apparirà la finestra “ISBN MODIFICA/IMPORTA”.

È possibile cercare l’ISBN inserendo anche SOLO una delle seguenti informazioni:

  • ISBN
  • Autore
  • Titolo
  • Casa Editrice
  • Collana
  • Genere
  1. Inserire i dati in possesso nei campi sopraindicati, ricordando che per effettuare una ricerca, non è necessario inserirli tutti, per esempio basterebbe scrivere anche una sola parte del titolo che si sta ricercando. Es.: se si cerca “Il signore degli anelli”, si può inserire nel campo titolo anche solo una parte di esso, come “Il signore” o “degli anelli”
  2. Nel caso in cui la ricerca porti dei risultati, la lista sottostante denominata “Libri trovati”, si riempirà con delle righe, indicanti i testi trovati.
  3. Nel caso invece che non vi sia il testo cercato, apparirà un messaggio indicante “Nessun risultato in fasi di ricerca titoli”

Come inserire un ISBN in archivio

 Dal menù principale premere sul pulsante “L-ISBN CREA/MODIFICA/IMPORTA” ed apparirà la finestra “ISBN MODIFICA/IMPORTA”. Dopo essersi accertati che l’ISBN non sia presente nell’archivio, procedere nel seguente modo:

  1. Selezionare la riga corrispondente all’ISBN che si desidera modificare; tutte le informazioni dettagliate modificabili, verranno riportate nei campi che seguono la lista.
  1. Modificare il campo desiderato, tra quelli sottostanti la lista.
  2. Premere sul pulsante “M-Modifica/Inserisci”
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Funzionamento

Creazione ordine per un cliente esistente

Dal menù principale premere sul pulsante “1-CLIENTI ORDINI/CONSEGNA” ed apparirà la finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”.

  1. Premere sul pulsante “C-CERCA CLIENTI”.
  2. Selezionare il Criterio di ricerca dal menù a tendina e premere “C-CONFERMA”:
    1. TUTTI I CLIENTI
    2. CLIENTI PER ANAGRAFICA
    3. CLIENTI CON ORDINI PENDENTI
    4. CLIENTI CON ORDINI ARRIVATI
    5. CLIENTI CON ORDINI NON RITIRATI
    6. CLIENTI CON ORDINI SOSPESI
    7. CLIENTI CON ORDINI NON FATTURATI (PAGATI)
  3. Scegliendo, per esempio, TUTTI I CLIENTI, comparirà un’altra finestra (SCELTA CLIENTE) in cui potrete scegliere, dal menù a tendina, il cliente da richiamare.
  4. Premere su “C-CONFERMA” ed il programma vi presenterà, nella finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”, i dati anagrafici dell’utente selezionato
  5. Se si conosce il codice IBAN/EAN del libro, inserirlo nel campo “ISBN/EAN” nella sezione “TESTI DA INSERIRE”, avendo cura di inserire la quantità che di default è a 1;altrimenti premere sul pulsante nella sezione Ricerca Libri, “L-LIBRI CERCA / L-LIBRI ADOZIONI”.
  6. nella finestra che comparirà, “RICERCA DI LIBRI E ADOZIONI” , premere su “C-CERCA LIBRI” dopo aver indicato (non tutti obbligatoriamente):
    1. ISBN/EAN
    2. Autore
    3. Titolo
    4. Casa Editrice

Oppure, se il libro fa parte di un’adozione, selezionarla dal menù a tendina, nella sezione “CARICAMENTO ADOZIONI” e premere il pulsante “U-USA”.

  1. Nella lista sottostante, premere sul pulsante “Aggiungi” in corrispondenza della riga del libro che si intende aggiungere all’ordine.
  2. Premere su “E-ESCI” per ritornare nella finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”.
  3. Premere “O-OK CONFERMA” per confermare l’ordine
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Funzionamento

Creare un nuovo ordine per un nuovo cliente

Dal menù principale premere sul pulsante “1-CLIENTI ORDINI/CONSEGNA” ed apparirà la finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”

  1. Premere sul pulsante “N-NUOVO CLIENTE” ed inserire i dati anagrafici nella sezione a sinistra
  2. Se si conosce il codice IBAN/EAN del libro, inserirlo nel campo “ISBN” nella sezione “TESTI DA INSERIRE”, avendo cura di inserire la quantità che di default è a 1, altrimenti premere sul pulsante nella sezione Ricerca Libri, “L-LIBRI CERCA / L-LIBRI ADOZIONI”
    Se il libro fa parte di un’adozione, selezionarla dal menù a tendina, nella sezione “CARICAMENTO ADOZIONI” e premere il pulsante “U-USA”
  3. nella finestra che comparirà, “RICERCA DI LIBRI E ADOZIONI” , premere su “C-CERCA LIBRI” dopo aver indicato (non tutti obbligatoriamente):
    1. ISBN/EAN
    2. Autore
    3. Titolo
    4. Casa Editrice
    5. Nella lista sottostante, premere sul pulsante “Aggiungi” in corrispondenza della riga del libro che si intende aggiungere all’ordine
    6. Premere su “E-ESCI” per ritornare nella finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”
    7. Premere “O-OK CONFERMA” per confermare l’ordine
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Effettuare una vendita senza specificare un cliente

Dal menù principale premere sul pulsante “2-VENDITA AL BANCO”
Apparirà la finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini” con pre-impostato un cliente fittizio con “Codice 1” e nome “Vendita Rapida”

  1. Se si conosce il codice IBAN/EAN del libro, inserirlo nel campo “ISBN/EAN” nella sezione “TESTI DA INSERIRE”, avendo cura di inserire la quantità che di default è a 1, altrimenti premere sul pulsante nella sezione Ricerca Libri, “L-LIBRI CERCA / L-LIBRI ADOZIONI”
    Se il libro fa parte di un’adozione, selezionarla dal menù a tendina, nella sezione “CARICAMENTO ADOZIONI” e premere il pulsante “U-USA”
  2. Nella finestra che comparirà, “RICERCA DI LIBRI E ADOZIONI” , premere su “C-CERCA LIBRI” dopo aver indicato (non tutti obbligatoriamente):
    1. ISBN/EAN
    2. Autore
    3. Titolo
    4. Casa Editrice
  3. Nella lista sottostante, premere sul pulsante “Aggiungi” in corrispondenza della riga del libro che si intende aggiungere all’ordine
  4. Premere su “E-ESCI” per ritornare nella finestra “Gestione Vendite e Creazione ordini”
  5. Premere “O-OK CONFERMA” per confermare l’ordine